Durante la reunión de cierre de la auditoría de Re-Certificación en ISO 9001:2008 y de Vigilancia número 4 en IS0 27001:2005, el auditor externo de la empresa International Northern Registrar (INR), Juan Pablo Hernández felicitó a la Universidad de Colima por mantener el Sistema de Gestión Integral (SGI) “estable y controlado”, y comentó que “una fortaleza que tiene esta institución es el compromiso de todas las áreas y la participación de todos en este sistema”.
Destacó la manera en que la Universidad está trabajando con el sistema de gestión integral: “Se ve el trabajo de todos”, añadió, no se generaron inconformidades y sólo hizo unas cuantas observaciones y oportunidades de mejora para que el sistema no se estanque y pueda generar un mayor valor a la casa de estudios. “Con gusto –dijo– por parte de INR, voy a recomendarlos para la certificación en la norma ISO 9001:2008”.
Durante tres días, los auditores de INR, Juan Pablo Hernández y Alejandra Lasso verificaron el cumplimiento y la implementación de las normas ISO 9001 e ISO 27001 en la UdeC y auditaron 21 procesos que corresponden a casi el 70 por ciento de los procesos que conforman el Sistema de Gestión Integral.
La importancia de este hecho radica en que además de ser una re-certificación, se trata de la primera auditoría externa que evalúa el sistema de gestión de manera integral; esto es, en calidad y seguridad en el manejo de la información.
En cuanto a los procesos de vigilancia y seguridad de la información, agrupados en la norma ISO 27001:2005, sólo hizo dos observaciones en cuanto a identificar las bases de datos de los Sites de la Universidad, para establecer impactos y compartir entre los procesos las lecciones aprendidas respecto a las incidencias detectadas en el SGI.
Respecto a ISO 9001:2008, detectó observaciones y oportunidades de mejora, estas últimas muy focalizadas en ciertos procesos y áreas, no en toda la institución. La idea de fondo de estas observaciones y áreas de oportunidad es enriquecer el sistema de gestión y ajustarlo para que cumpla de mejor forma las políticas institucionales. Tienen que ver con aspectos como modificar algunos indicadores de procesos, la atención a usuarios o medir no sólo con encuestas la satisfacción del cliente.
Los resultados positivos, dijo Christian Torres Ortiz, secretario general de la UdeC y representante del sistema de gestión integral en la institución, “reflejan la maduración de este sistema, ya que se supera cada vez más la fase correctiva por una fase preventiva y de mejora continua”.
Torres Ortiz informó que en el periodo 2013-2014 disminuyó en un 56 por ciento el número de hallazgos detectados en auditorías externas. En particular, agregó, se redujo en un 91 por ciento el número de incumplimientos detectados en ISO 9001 y en ISO 27001 respecto a 2011 y 2012.
Lo que viene ahora será analizar y atender las oportunidades de mejora, por lo que aprovechó para reconocer a todos los directores y responsables de proceso por este gran logro y agradeció el apoyo de auditores internos que dan seguimiento al sistema de gestión y fortalecen la mejora continua de la institución.
“Los procesos ya existen, solo debemos identificarlos y gestionarlos de manera apropiada” finalizó el secretario general de la Universidad, haciendo extensiva la invitación a otros procesos universitarios para certificarse.
